← Tudástár2026. 09. 30. · 4 perc olvasás
Miért nem elég egyszerűen betölteni?
A legtöbb CRM tud táblázatot importálni, és a gomb megnyomása valóban egy perc. A gond az, ami a táblázatban van: ugyanaz az ügyfél háromszor, háromféle írásmóddal; egy oszlopban hol telefonszám, hol megjegyzés; cégnév és kapcsolattartó egy cellában; régi érdeklődők, akikről már senki nem tudja, kik. Ha ezt változtatás nélkül töltöd be, az első héten kiderül, hogy a CRM-ben sem lehet megtalálni semmit – és a csapat visszamegy a táblázathoz.
A rendbetétel néhány óra munka. Ennél olcsóbban nem lehet jó alapot kapni.
1. Döntsd el, mit viszel át
Nem kell mindent. A CRM a jövőről szól, nem a múlt archívuma. Érdemes átvinni a mostani ügyfeleket, a folyamatban lévő ügyeket és azokat az érdeklődőket, akikkel még van teendő. Ami évek óta nem mozdult, azt hagyd a régi táblában – megmarad, ha kell, de nem terheli az új rendszert.
Ez adatvédelmi szempontból is jó döntés: a régi, már nem használt érdeklődők adatait amúgy sem érdemes korlátlanul őrizni.
2. Egy sor, egy ügyfél – egy oszlop, egy adat
A táblázat akkor importálható jól, ha minden sor egy ügyfél, és minden oszlopban csak egyféle adat áll.
- Szedd szét, ami össze van vonva: a cégnév és a kapcsolattartó neve külön oszlopba, a teljes cím irányítószámra, városra és utcára.
- A telefonszámok egy formában legyenek (például
+36 30 123 4567), az e-mail-címekből pedig tűnjenek el a szóközök és az elírások. - A megjegyzés oszlopot nézd át külön: ami benne van, az valójában egy jegyzet az ügyfél kartonjára, nem mező.
3. Szűrd ki a duplikátumokat
Rendezd a táblázatot e-mail-cím, majd telefonszám, majd név szerint, és nézd végig, mi szerepel kétszer. Ugyanaz a cég gyakran több néven él („Kovács Bt.”, „Kovács és Társa Bt.”, „kovacs bt”). Döntsd el, melyik a helyes, és vond össze a sorokat – a régi megjegyzéseket is.
Cég és személy nem ugyanaz
Sok CRM külön kezeli a céget és a kapcsolattartót: egy céghez több ember tartozhat. Ha a táblázatodban soronként emberek vannak, döntsd el előre, melyik cégükhöz kerülnek, és ugyanaz a cégnév minden soruknál egyformán szerepeljen – különben a CRM ugyanazt a céget többször hozza létre.
4. Párosítsd az oszlopokat a CRM mezőivel
Írd le, melyik oszlopod melyik CRM-mezőbe kerül. Ami a CRM-ben nincs, annak két útja van: vagy felveszel neki egy egyedi mezőt, vagy jegyzetként megy be. Ne hozz létre mezőt minden régi oszlopnak – csak annak, amire szűrni vagy rendezni fogsz.
Különösen fontos két mező: az állapot (érdeklődő, ajánlat kiment, ügyfél) és a forrás (honnan jött). Ha ezeket egységes értékekkel töltöd ki, a CRM első naptól mutatja, hol tart minden ügy, és honnan jönnek a vevőid.
5. Próbaimport előtte
Mielőtt mindent betöltesz, próbáld ki néhány sorral. Nézd meg, jó helyre kerültek-e az adatok, jól jelennek-e meg az ékezetek (a táblázatot UTF-8 kódolású CSV-be mentsd), és a telefonszámok, dátumok nem változtak-e meg útközben. Ha valami félremegy, kevés sort kell kitörölni, nem az egészet.
6. Az importálás után
- A régi táblázatot tedd csak olvashatóvá, és jelezd mindenkinek, hogy mától a CRM az egyetlen hely. Ha két helyen vezetitek tovább, néhány hét múlva mindkettő félrevezet.
- Az első hetekben nézd át a legfontosabb ügyfeleket, és pótold, ami hiányzik.
- Minden folyamatban lévő ügyhöz írd be a következő lépést és a dátumát. Enélkül a CRM csak egy szebb táblázat.
Ahogy mi segítünk
A Nextsoftnál cégre szabott CRM-et készítünk, és a bevezetés része az adatok átvitele is: a meglévő táblázatodból tisztítva, duplikátumok nélkül töltjük át az ügyfeleket, és a mezőket a te folyamatodhoz igazítjuk. Ajánlatot a next-soft.hu/arajanlat oldalon kérhetsz.
Röviden
Ne mindent vigyél át, csak ami él. Egy sor legyen egy ügyfél, egy oszlop egy adat, szűrd ki a duplikátumokat, és párosítsd az oszlopokat a CRM mezőivel – az állapotra és a forrásra egységes értékekkel. Próbálj néhány sorral, aztán a régi táblát zárd le, és minden ügyhöz írj következő lépést.