Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

NextSoft Kft. (székhely: 2131 Göd, Pesti út 104.; cégjegyzékszám: 13-09-249751; adószám: 33144102-2-13) — a Nextsoft szolgáltatások üzemeltetője, a továbbiakban: Adatkezelő. Elérhetőség: [email protected], telefon: +36 30 592 2929.

2. Mire terjed ki ez a tájékoztató

Három adatkezelést fed le: az ezen az oldalon elérhető árajánlat-kérő űrlapot, az oldalakon megnyitható AI-chatet (chatablakot), valamint a Nextsoft-fiókot — az id.next-soft.hu címen működő közös belépési rendszert (NextID), amellyel a Nextsoft-szolgáltatásokba és a Nextsoft mobilalkalmazásba lépsz be.

3. Árajánlat-kérés

Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, a kért szolgáltatás típusa, valamint a projekt rövid leírása.

Cél: az árajánlat-kérés feldolgozása, a kapcsolatfelvétel és az ajánlatadás. Jogalap: az érintett önkéntes hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), illetve a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). A hozzájárulásod bármikor, díjmentesen visszavonhatod a fenti elérhetőségeken.

3/A. AI-chat

Az oldalakon megnyitható chatablak a Nextsoft-szolgáltatásokkal kapcsolatos kérdésekre válaszol; használata önkéntes. A chatablak az Adatkezelő tudástár-szolgáltatásából (tudastar.next-soft.hu) töltődik be. A beírt kérdésedet — a beszélgetés korábbi üzeneteivel együtt — a válasz elkészítéséhez továbbítjuk az Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok) szolgáltatásának. Az Anthropic felé csak a chatbe beírt kérdések és üzenetek, valamint a megszólításhoz megadott név jutnak el; az e-mail címed, fiók- vagy regisztrációs adat nem. Az Anthropic a saját adatfeldolgozási feltételei szerint, visszaélés-vizsgálati célból átmenetileg megőrizheti az üzeneteket; a szolgáltatást úgy vesszük igénybe, hogy azokon a modell tanítása ne történjen. Kérünk, hogy a kért néven és e-mail címen túl ne írj a chatbe személyes adatot vagy üzleti titkot — a kérdés megválaszolásához erre nincs szükség.

Név és e-mail cím: az első kérdés előtt a chat megkérdezi, hogyan szólíthat meg, és elkéri az e-mail címedet. Névként egy általad választott keresztnevet vagy becenevet írj — nem kell a teljes neved. A nevet azért kérjük, hogy a válasz ezen a néven szólíthasson meg; az e-mail címet azért, hogy a kérdés-naplóban lássuk, ki kérdezett, és a kérdéseddel kapcsolatban szükség esetén felvehessük veled a kapcsolatot (ügyfélszolgálat). Az e-mail címedre ez alapján marketing célú levelet nem küldünk. Mindkettőt a böngésződ munkamenet-tárolójában a munkamenet végéig megőrizzük (6. pont), és minden kérdéssel elküldjük a saját chat-szolgáltatásunknak. A nevet a beszélgetés részeként az Anthropic is megkapja; az e-mail címedet az Anthropic nem kapja meg. A nevet és az e-mail címet a kérdések és a válaszok mellett a kérdés-naplóban is rögzítjük, és velük együtt 1 évig őrizzük. A név és az e-mail cím kezelésének jogalapja a hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), amelyet a chat űrlapján a „Hozzájárulok a megadott adataim kezeléséhez, és elfogadom az adatkezelési tájékoztatót” jelölőnégyzettel adsz meg. Név, e-mail cím és a jelölőnégyzet bejelölése nélkül a chat nem használható. A hozzájárulásodat bármikor, díjmentesen visszavonhatod a fenti elérhetőségeken; ekkor a nevedet és az e-mail címedet a kérdés-naplóból töröljük. A visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

A kérdést és a rá adott választ — a kérdezés idejével, annak a lapnak a címével, ahol a kérdés elhangzott, egy beszélgetés-azonosítóval (böngésző-munkamenetenként), valamint a megadott névvel és e-mail címmel — a Next-család közös ügyfélkezelő rendszerében (next-soft.hu) rögzítjük; ide kerülnek a család többi oldalán (NextRaktár, NextBill, NextCég, NextHub, NextWeblap, NextBranding) feltett kérdések is. A megadott néven és e-mail címen kívül a bejegyzéshez csak egy, az IP-címedből titkos kulccsal képzett álnevesített azonosítót rendelünk; magát az IP-címet nem tároljuk, és ezen az oldalon a bejegyzést felhasználói fiókhoz nem kötjük. A kérdéskorlátokat az IP-cím alapján csak a szerver memóriájában számoljuk, ezt sem tároljuk.

Cél: a kérdésed megválaszolása (a megadott néven szólítva), a válaszok minőségének javítása és az ügyfélszolgálat, ideértve a kérdéseddel kapcsolatos kapcsolatfelvételt. A kérdések és a válaszok továbbításának és rögzítésének jogalapja az Adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont); a névé és az e-mail címé a hozzájárulásod (l. fent). A rögzített kérdéseket, válaszokat, valamint a megadott nevet és e-mail címet a rögzítéstől számított 1 évig őrizzük, utána automatikusan törlődnek. Az adattovábbításról a 7. pont, a böngészőben tárolt adatról a 6. pont szól.

Visszahívás kérése: ha a chatben kitöltöd a „Visszahívást kérek” kártyát, a megadott nevet, e-mail címet és/vagy telefonszámot, az esetleges üzenetedet, valamint a beszélgetés rövid kivonatát az ügyfélkezelő rendszerünkbe küldjük, hogy felvehessük veled a kapcsolatot. Erre ugyanaz vonatkozik, mint az árajánlat-kérésre (3. pont): jogalapja a kártyán megadott hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), illetve a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont); megőrzése a 8. pont szerint alakul. A hozzájárulásod bármikor, díjmentesen visszavonhatod a fenti elérhetőségeken.

4. Nextsoft-fiók

A fiók létrehozásakor és használatakor kezelt adatok: e-mail cím, név (megadása nem kötelező), jelszó — a jelszót kizárólag visszafejthetetlen formában (hash-elve) tároljuk, az eredeti jelszót soha. Rögzítjük továbbá, hogy melyik Nextsoft-terméken keresztül hoztad létre a fiókod, valamint az ÁSZF elfogadásának időpontját és az akkor hatályos szövegváltozatát. Ha bekapcsolod a kétlépcsős azonosítást, az ahhoz szükséges technikai azonosítókat is tároljuk. Ha előfizetést vásárolsz, a számlázáshoz szükséges adatokat (például cégnév, cím, adószám) is kezeljük.

Cél: a fiók létrehozása, működtetése és a Nextsoft-szolgáltatásokba való biztonságos belépés. Jogalap: a szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont); a számlázási adatoknál jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont).

Marketing célú e-mailek (csak hozzájárulással): ha a regisztrációkor vagy később a fiókodban kifejezetten hozzájárulsz, e-mailben ajánlatokat, újdonságokat és akciókat küldünk. A hozzájárulás nem feltétele a fiók létrehozásának. Jogalap: a hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont; a gazdasági reklámtevékenységről szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §). Kezelt adat: név, e-mail cím, a hozzájárulás időpontja és szövegváltozata, valamint a megadás és a visszavonás naplója. A hozzájárulást bármikor, indoklás nélkül visszavonhatod a next-soft.hu fiókodban; a visszavonás a korábbi levelek jogszerűségét nem érinti. Az adatot a visszavonásig, illetve a fiók törléséig kezeljük.

5. Biztonsági napló és bot-védelem

A fiókkal kapcsolatos biztonsági eseményekről (regisztráció, belépés, jelszó-visszaállítás, fióktörlés) naplót vezetünk, amely az esemény típusát és idejét, a hozzá tartozó IP-címet és böngésző-azonosítót (user-agent) tartalmazza. Cél: a visszaélések felderítése és megelőzése, a fiókod védelme. Jogalap: az Adatkezelő jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).

A regisztrációs űrlapot automatizált visszaélés (bot) elleni ellenőrzés védi: a Cloudflare, Inc. Turnstile szolgáltatása, amely az ellenőrzéshez technikai adatokat (például IP-cím, böngésző-jellemzők) dolgoz fel. Az esetleges Európai Unión kívüli adattovábbítás az EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework), illetve az Európai Bizottság által elfogadott garanciák alapján történik.

6. Sütik és látogatottság-mérés

Szükséges sütik (mindig aktívak): a next-soft.hu és az id.next-soft.hu a belépéshez, a munkamenet fenntartásához és a robotellenőrzéshez (Cloudflare Turnstile) elengedhetetlen sütiket használja. Ezekhez hozzájárulást nem kérünk. Ide tartozik a süti-sávon adott döntésed tárolása is (a böngésződ helyi tárolójában, a tájékoztató következő módosításáig).

Statisztikai mérés (csak hozzájárulással): ha a next-soft.hu süti-sávján az „Elfogadom” gombot választod, névtelen, összesített látogatottsági adatokat gyűjtünk (megtekintett oldal, hivatkozó, ország, eszköztípus). Ehhez a nyílt forráskódú Umami szoftvert használjuk, a saját szerverünkön (stat.next-soft.hu) — külső adatfeldolgozó nincs, az adat nem hagyja el az Adatkezelőt. Az Umami nem tesz sütit, nem tárol IP-címet és nem azonosít látogatót. Jogalap: a hozzájárulásod [GDPR 6. cikk (1) a)]. Az id.next-soft.hu belépő-felületén mérés nincs.

A hozzájárulásodat bármikor, ugyanolyan egyszerűen visszavonhatod, ahogy megadtad: a lábléc „Süti-beállítások” gombjával újra megnyílik a sáv, és a „Csak szükséges” választással a mérés a következő oldalbetöltéstől leáll. A visszavonás a korábbi mérés jogszerűségét nem érinti. Hirdetési vagy profilalkotási célú sütit, követőkódot nem alkalmazunk.

AI-chat (3/A. pont): a chatablak a beszélgetést, valamint a megadott nevet és e-mail címet a böngésződ munkamenet-tárolójában (sessionStorage, „nextchat:” kezdetű kulcsokkal) tartja meg, hogy lapváltáskor ne vesszen el; a böngészőlap, illetve a munkamenet bezárásával törlődik. A chat sütit nem helyez el. Ez a chat működéséhez szükséges, ezért hozzájárulást nem kérünk hozzá.

7. Adatfeldolgozók és címzettek

Az adatok tárolásához és az e-mailek kézbesítéséhez tárhely- és e-mail-szolgáltatót veszünk igénybe; a bot-védelemhez a Cloudflare, Inc. szolgáltatását (l. 5. pont). A konkrét adatfeldolgozók megnevezését kérésre megadjuk. Az adatokat harmadik félnek nem adjuk el, és a fentieken túl nem továbbítjuk.

Az AI-chat válaszait az Anthropic PBC (Amerikai Egyesült Államok) szolgáltatása készíti el (l. 3/A. pont); hozzá csak a chatbe beírt üzenetek, valamint a megszólításhoz megadott név jutnak el, az e-mail cím nem. A chat tudástár-szolgáltatását és a kérdéseket rögzítő ügyfélkezelő rendszert az Adatkezelő maga üzemelteti. Az Anthropic felé történő, Európai Unión kívüli (harmadik országba irányuló) adattovábbítás jogi garanciáját az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (SCC), illetve az Anthropic adatfeldolgozási feltételei biztosítják. Ha nem kívánsz ilyen adattovábbítást, ne használd a chatablakot — kérdésedet a fenti elérhetőségeken is felteheted.

8. Meddig őrizzük az adatokat

Az árajánlat-kérés adatait az elbíráláshoz és az esetleges kapcsolattartáshoz szükséges ideig, de legfeljebb 24 hónapig őrizzük. A fiók adatait a fiók fennállásáig kezeljük; a fiók törlésekor a fiókod véglegesen törlődik. A biztonsági napló bejegyzéseit legfeljebb 12 hónapig őrizzük, utána automatikusan törlődnek — a fiók törlése után is legfeljebb ennyi ideig maradnak meg. A kiállított számlák adatait a számviteli törvény szerinti 8 évig kötelesek vagyunk megőrizni.

Az AI-chatben feltett kérdéseket, a rájuk adott válaszokat, valamint a chatben megadott nevet és e-mail címet a rögzítéstől számított 1 évig őrizzük, utána automatikusan törlődnek (a nevet és az e-mail címet a hozzájárulás visszavonásakor korábban is). A chatben kért visszahívás adatait az árajánlat-kérésével azonos módon, legfeljebb 24 hónapig őrizzük. A chat által a böngésződben tárolt beszélgetés, név és e-mail cím a munkamenet végéig marad meg (l. 6. pont).

9. Az érintett jogai

Jogod van a rólad kezelt adatokhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez, törléséhez, a kezelés korlátozásához, az adathordozhatósághoz, a jogos érdeken alapuló adatkezelés elleni tiltakozáshoz, valamint a hozzájárulás visszavonásához. A Nextsoft-fiókodat a Nextsoft alkalmazásban önkiszolgálóan, bármikor törölheted; a többi kérésedet a fenti elérhetőségeken jelezheted, és legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk rá.

10. Jogorvoslat

Az adatkezeléssel kapcsolatos panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) fordulhatsz — 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., naih.hu— vagy a lakóhelyed szerint illetékes törvényszékhez.