Egyedi CRM vagy kész CRM-előfizetés: mikor éri meg a saját rendszer egy kisvállalkozásnak?

Két út ugyanahhoz a célhoz

A CRM célja mindkét esetben ugyanaz: minden ügyfélnek legyen egy helye, ahol minden, ami vele történt, sorban áll, és legyen egy lista, amely megmondja, ma kivel mi a teendő. A különbség az, hogy ki igazodik kihez.

Kész CRM-előfizetésnél te igazodsz a rendszerhez. Egy általános értékesítési folyamatra épül (érdeklődő, ajánlat, tárgyalás, megnyert ügy), sok beállítással, amelyekkel a saját munkádhoz hajlíthatod. Havidíjat fizetsz, általában felhasználónként.

Egyedi CRM-nél a rendszer igazodik hozzád. A te folyamatod lépéseire, a te mezőidre, a te dokumentumaidra épül, és pontosan azokkal a rendszerekkel van összekötve, amelyeket használsz. Egyszeri fejlesztési díjat fizetsz, utána üzemeltetést és karbantartást.

Mikor elég a kész CRM?

Ha a folyamatod szokványos értékesítés: jön egy érdeklődő, ajánlatot kap, elfogadja vagy nem. Ha kevesen használjátok. Ha nem kell más rendszerrel mélyen összekötni. És ha a kész rendszer kínálta beállítások lefedik, amit csinálsz. Ilyenkor a kész CRM a gyorsabb és olcsóbb út, és egy egyedi fejlesztés csak újra feltalálná, ami már megvan.

Egy jó próba: vedd végig egy tipikus ügyfeled útját az első megkereséstől a számláig, és nézd meg, a kész rendszer minden lépést tud-e kezelni kerülőút nélkül. Ha igen, ne fejlesztess.

Mikor jobb az egyedi CRM?

• Ha a folyamatod nem értékesítés, hanem munka. Egy kameratelepítésnél, egy szerviznél, egy építőipari munkánál a megnyert ajánlat után kezdődik a java: felmérés, beszerzés, ütemezés, kivitelezés, átadás, garancia. A kész CRM-ek ezt a szakaszt jellemzően nem kezelik jól.
• Ha több, egymáshoz kötődő dolgot kezelsz egy helyen. Ügyfél, ajánlat, feladat, hibajegy (ticket), számla, dokumentum, előfizetés – és mind ugyanahhoz az ügyfélhez tartozik. Ha ezek most öt különböző programban vannak, egy egyedi rendszer összefogja őket.
• Ha más rendszerekkel kell beszélnie. A weboldal űrlapja, a levelezés, a számlázó, a raktár, a saját szolgáltatásod. Egyedi rendszernél az összekötés nem attól függ, milyen bővítményt kínál a szolgáltató.
• Ha a felhasználónkénti díj már sokba kerül. A kész CRM-ek díja a csapattal nő, és a fejlettebb funkciók magasabb csomagban vannak. Egy bizonyos méret fölött a saját rendszer fenntartása olcsóbb lehet.
• Ha fontos, hogy az adat nálad legyen. Egy egyedi rendszer adatbázisa a tiéd, és te döntöd el, hol fut.

Mibe kerül?

A két út költsége másképp oszlik el, ezért érdemes legalább három évre összehasonlítani:

• Kész CRM: alacsony induló költség, havidíj felhasználónként, és a bevezetés ideje (adatátvitel, beállítás, betanulás), ami akkor is van, ha a szoftver kész.
• Egyedi CRM: egyszeri fejlesztési díj, üzemeltetési díj (szerver, mentés, frissítés), és a bővítések, amelyek a használat során jönnek.

A számlán nem szereplő tétel mindkettőnél a munkaidő. Egy rosszul illeszkedő kész rendszerben a kerülőutak és a dupla adminisztráció viszi el; egy egyedi rendszernél az egyeztetések és a tesztelés. A kérdés az, melyik éri meg jobban hosszú távon.

Mire figyelj, ha egyedit rendelsz?

• Kié a rendszer és az adat? Legyen leírva, hogy az adatbázis a tiéd, és bármikor kiexportálhatod.
• Hol fut, ki üzemelteti? Mentés, frissítés, biztonsági javítás: ki csinálja, és mennyiért.
• Hogyan lehet bővíteni? Egy CRM sosincs kész. Kérdezd meg, hogyan zajlik egy új funkció megrendelése.
• Mi van, ha a fejlesztő eltűnik? Hozzáférés a forráskódhoz, dokumentáció, átadhatóság. Erről a szoftverfejlesztési szerződésről szóló cikkünk részletesen ír.
• Ki a gazdája nálad? Egy CRM csak annyit ér, amennyit beleírnak. Kell valaki, aki a bevezetést viszi, és ügyel arra, hogy minden bekerüljön.

Ahogy mi csináljuk

A Nextsoftnál a saját munkánkat is saját fejlesztésű CRM-ben visszük: benne vannak az érdeklődők, az ajánlatok, a feladatok, a hibajegyek, a számlák és a dokumentumok, és a levelezésünk is ide fut be. Ügyfeleinknek is ilyen cégre szabott belső rendszert készítünk lead-, feladat-, ticket-, számla- és dokumentumkezeléssel, és a saját infrastruktúránkon üzemeltetjük. A folyamat a tiéd, a rendszer ahhoz igazodik. Az ár a felmérés utáni tételes árajánlatból derül ki; ajánlatot a next-soft.hu/arajanlat oldalon kérhetsz.

Röviden

Ha a folyamatod szokványos értékesítés, és a kész CRM kerülőút nélkül lefedi, ne fejlesztess. Egyedi CRM akkor éri meg, ha a munkád a megnyert ajánlat után kezdődik, ha több, egymáshoz kötődő dolgot kezelsz, ha más rendszerekkel kell összekötni, vagy ha a felhasználónkénti díj már sokba kerül. Három évre számolj, kicsiben indulj, és legyen leírva, hogy az adat a tiéd.