Webshop és raktárprogram összekötve: miért jó, ha egy készletből dolgozol?

Két készlet, egy polc

Aki boltban és webshopban is árul, annak egy polca van, de gyakran két nyilvántartása: egy a kasszaprogramban vagy a raktárprogramban, egy a webshop adminjában. A kettő csak akkor egyezik, ha valaki minden eladás után átvezeti. Ez kevés termékkel és kevés rendeléssel működik. Ahogy nő a forgalom, a kézi átvezetés elmarad, a két szám elcsúszik, és a hiba mindig a legrosszabbkor jön elő: a legkelendőbb terméknél, a legforgalmasabb napon.

Az összekötés lényege, hogy a készlet egy helyen él, és a másik rendszer onnan kapja. Nem két nyilvántartást egyeztetsz, hanem egyet vezetsz.

Mit nyersz vele?

• Nem adod el kétszer ugyanazt. Ha a pultnál elkel az utolsó darab, a webshop is megtudja, és nem fogad el rá rendelést. Nem kell bocsánatkérő e-mailt írnod és visszautalnod a pénzt.
• Egy helyen módosítod a terméket és az árat. Új termék, árváltozás, akció: egyszer rögzíted, és mindkét helyen megjelenik. Nincs olyan, hogy a boltban már az új ár van, a webshopban még a régi.
• A webshop-rendelés a bolti munkafolyamat része lesz. A beérkező rendelés ott jelenik meg, ahol a boltban dolgoztok, és a tételei lefoglalódnak. A pultnál látszik, hogy a polcon lévő darabból mennyi van már online eladva.
• Pontosabb rendelés a szállítónak. Ha a két csatorna fogyása egy helyen látszik, a minimumkészlet és a rendelési javaslat is a teljes forgalomból számol, nem csak a bolt feléből.
• Egyszerűbb leltár és könyvelés. Egy készlet, egy leltár, egy forgalmi kimutatás. A könyvelőnek sem két rendszerből kell összeraknod a számokat.
• Kevesebb kézi munka. Az az idő, amit eddig az átvezetésre fordítottál, a vevőkre marad.

Mire figyelj az összekötésnél?

Melyik rendszer a „főnök”? Mindig egy rendszer legyen a készlet gazdája, és a másik onnan kapja az adatot. Ha a készletet két helyen is kézzel írják, egyik sem lesz igaz. A legtöbb boltnál a raktár- vagy kasszaprogram a gazda, mert ott történik a bevételezés, a leltár és a bolti eladás, a webshop pedig onnan kapja a terméket, az árat és a készletet.

Milyen gyakran frissül? Sok összekötés nem valós időben dolgozik, hanem beállított időközönként egyeztet: például néhány percenként vagy óránként. Két egyeztetés között a két oldal eltérhet. Ez a legtöbb napon nem okoz gondot, de akciós napokon, gyorsan fogyó termékeknél számít. Kérdezd meg előre, milyen időközök választhatók, és indítható-e kézi egyeztetés.

Mi megy át, és melyik irányba? Termékadat, ár, készlet a webshop felé; rendelés a raktárprogram felé. Tisztázd, hogy a képek, a leírások és a kategóriák is átmennek-e, vagy azokat a webshopban kell szerkeszteni. És azt, hogy mi történik, ha egy rendelést lemondanak: visszakerül-e a készlet magától.

Mi van, ha nem fut a program? Ha az összekötés a bolti gépen futó programon keresztül működik, akkor csak akkor egyeztet, amikor az be van kapcsolva. Éjjel beérkező rendelés ilyenkor reggel kerül át.

Egyezik-e a termékazonosító? Az összekötés a termékeket azonosító (cikkszám, vonalkód) alapján párosítja. Ha a két rendszerben ugyanaz a termék más kóddal szerepel, az összekötés előtt ezt rendbe kell tenni. Ez sokszor a munka legnagyobb része, és a legjobb alkalom arra is, hogy a duplikált termékeket kitakarítsd.

Kész összekötés vagy egyedi fejlesztés?

Ha a webshopod egy elterjedt webshopmotoron fut, és a raktárprogramod ismeri azt, a kapcsolat beállítás kérdése: nem kell hozzá fejlesztő. Ha viszont a webshopod egyedi, vagy a két program nem ismeri egymást, egyedi összekötés kell, és ez fejlesztési munka. Ilyenkor érdemes előbb megkérdezni, van-e a programoknak nyilvános kapcsolódási felülete (API), mert enélkül az összekötés nehézkes vagy lehetetlen.

Ahogy a Next-családban működik

A NextRaktár, a termékcsaládunk kassza- és raktárprogramja, a Webshop-integráció modullal a WooCommerce, az Unas, a ShopRenter webshopokkal és saját weboldallal is összeköthető. A termékeket, az árakat és a készletet a NextRaktár küldi ki a webshopba, a rendeléseket átveszi, és a beérkező rendelés lefoglalja a készletet, így a kasszán a szabad készlet látszik. Az egyeztetés nem valós idejű: 5, 15, 30 vagy 60 percenként, vagy kézzel fut, és csak amíg a bolti program be van kapcsolva. A részletek és az árak a nextraktar.hu oldalon vannak.

Ha egyedi webshopot vagy webalkalmazást készíttetsz nálunk, a Nextsoftnál, a raktárkapcsolatot már a tervezésnél számba vesszük, hogy ne utólag kelljen ráépíteni. Ajánlatot a next-soft.hu/arajanlat oldalon kérhetsz; írd meg, milyen webshopod és milyen raktárprogramod van most.

Röviden

Ha ugyanarról a polcról árulsz a boltban és online, a készlet egy helyen éljen, és a webshop onnan kapja. Így nem adod el kétszer ugyanazt, egy helyen kezeled az árat és a terméket, és a rendelés a bolti munka része lesz. Az összekötés előtt tisztázd, melyik rendszer a gazda, milyen gyakran egyeztet, mi megy át, és egyeznek-e a termékkódok.